Kalender & Terminbücher: Aufbewahrungspflichtig?!
Warum Terminbücher aufbewahrt werden müssen
Terminbücher dokumentieren Abläufe, Umsätze und betriebliche Vorgänge. Sie gelten als Unterlagen, die zum Verständnis steuerlich relevanter Aufzeichnungen beitragen.
Terminbücher dokumentieren Abläufe, Umsätze und betriebliche Vorgänge. Sie gelten als Unterlagen, die zum Verständnis steuerlich relevanter Aufzeichnungen beitragen.
Deshalb fallen sie unter die allgemeinen Aufbewahrungspflichten nach AO und HGB. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass keine Unterscheidung zwischen Papier und digital erfolgt. Entscheidend ist allein, dass die Daten vollständig, unverändert und nachvollziehbar verfügbar bleiben.
Was nicht erforderlich ist: Das Zählprotokoll
Ein sogenanntes Zählprotokoll – also die genaue Auflistung der vorhandenen Geldscheine und Münzen – ist laut BFH nicht verpflichtend, kann aber helfen, das tatsächliche Auszählen nachzuweisen.
Quelle: BFH-Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16
Welche Aufbewahrungsfrist gilt?
Terminbücher zählen zu den steuerlich relevanten Unterlagen und müssen daher 10 Jahre aufbewahrt werden.
Das betrifft:
handschriftliche Terminbücher
digitale Kalender in Softwarelösungen
exportierte Terminlisten
Kalenderdaten aus Kassensystemen oder Apps
Wichtig: Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Eintragung erfolgt ist.
Was bedeutet das für digitale Systeme?
Digitale Kalender müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit prüfbar sein. Das bedeutet:
Die Software muss GoBD-konform arbeiten.
Änderungen müssen protokolliert werden (Änderungshistorie).
Daten dürfen nicht einfach gelöscht werden.
Exporte müssen maschinenlesbar sein (z. B. CSV, XML).
Backups sind Pflicht, um Datenverlust zu vermeiden.
Viele Friseursoftware-Anbieter erfüllen diese Anforderungen – aber nicht alle. Entscheidend ist, dass der Unternehmer selbst verantwortlich bleibt, nicht der Softwareanbieter.
Risiken bei fehlender Aufbewahrung
Wenn Terminbücher fehlen oder Daten gelöscht wurden, kann das Finanzamt:
die Kassenführung verwerfen,
Schätzungen vornehmen,
Zuschätzungen zum Umsatz ansetzen,
im schlimmsten Fall Steuerstrafverfahren einleiten.
Gerade bei Bargeldbetrieben wie Friseursalons ist die Dokumentation besonders sensibel.
Erweiterung: Was Prüfer heute konkret sehen wollen
In aktuellen Betriebsprüfungen werden regelmäßig folgende Punkte abgefragt:
Terminbuch der letzten 10 Jahre (Papier oder digital)
Stornolisten und No-Show-Dokumentation
Auswertungen über Mitarbeiterbelegung
Vergleich zwischen Termindauer und abgerechneten Leistungen
Abgleich zwischen Terminbuch und Tagesabschluss
Protokolle über nachträgliche Änderungen
Damit wird geprüft, ob Umsätze vollständig erfasst wurden.
Praktische Empfehlungen für Salons
Terminbücher niemals wegwerfen – auch alte Papierkalender nicht.
Bei Softwarewechsel: Datenexporte sichern und archivieren.
Prüfen, ob die eigene Software GoBD-konform ist.
Interne Regeln festlegen: Wer darf Termine ändern? Wie wird dokumentiert?
Regelmäßige Backups anlegen und sicher speichern.
Was nicht erforderlich ist: Das Zählprotokoll
Ein sogenanntes Zählprotokoll – also die genaue Auflistung der vorhandenen Geldscheine und Münzen – ist laut BFH nicht verpflichtend, kann aber helfen, das tatsächliche Auszählen nachzuweisen.
Quelle: BFH-Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16
Welche Aufbewahrungsfrist gilt?
Terminbücher zählen zu den steuerlich relevanten Unterlagen und müssen daher 10 Jahre aufbewahrt werden.
Das betrifft:
handschriftliche Terminbücher
digitale Kalender in Softwarelösungen
exportierte Terminlisten
Kalenderdaten aus Kassensystemen oder Apps
Wichtig: Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Eintragung erfolgt ist.
Was bedeutet das für digitale Systeme?
Digitale Kalender müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit prüfbar sein. Das bedeutet:
Die Software muss GoBD-konform arbeiten.
Änderungen müssen protokolliert werden (Änderungshistorie).
Daten dürfen nicht einfach gelöscht werden.
Exporte müssen maschinenlesbar sein (z. B. CSV, XML).
Backups sind Pflicht, um Datenverlust zu vermeiden.
Viele Friseursoftware-Anbieter erfüllen diese Anforderungen – aber nicht alle. Entscheidend ist, dass der Unternehmer selbst verantwortlich bleibt, nicht der Softwareanbieter.
Risiken bei fehlender Aufbewahrung
Wenn Terminbücher fehlen oder Daten gelöscht wurden, kann das Finanzamt:
die Kassenführung verwerfen,
Schätzungen vornehmen,
Zuschätzungen zum Umsatz ansetzen,
im schlimmsten Fall Steuerstrafverfahren einleiten.
Gerade bei Bargeldbetrieben wie Friseursalons ist die Dokumentation besonders sensibel.
Erweiterung: Was Prüfer heute konkret sehen wollen
In aktuellen Betriebsprüfungen werden regelmäßig folgende Punkte abgefragt:
Terminbuch der letzten 10 Jahre (Papier oder digital)
Stornolisten und No-Show-Dokumentation
Auswertungen über Mitarbeiterbelegung
Vergleich zwischen Termindauer und abgerechneten Leistungen
Abgleich zwischen Terminbuch und Tagesabschluss
Protokolle über nachträgliche Änderungen
Damit wird geprüft, ob Umsätze vollständig erfasst wurden.
Praktische Empfehlungen für Salons
Terminbücher niemals wegwerfen – auch alte Papierkalender nicht.
Bei Softwarewechsel: Datenexporte sichern und archivieren.
Prüfen, ob die eigene Software GoBD-konform ist.
Interne Regeln festlegen: Wer darf Termine ändern? Wie wird dokumentiert?
Regelmäßige Backups anlegen und sicher speichern.
