Zurück zur offenen Kasse?
Ein Wechsel von einem elektronischen Kassensystem zurück zur offenen Ladenkasse ist zwar gesetzlich nicht ausdrücklich verboten, wird jedoch von der Finanzverwaltung regelmäßig als Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung gewertet.
Da die offene Ladenkasse weniger manipulationssicher ist als ein elektronisches System mit TSE, sehen Prüfer darin eine Verschlechterung der Nachvollziehbarkeit.
Dies kann zur Verwerfung der Kassenführung und zu Zuschätzungen führen.
Rückkehr von der elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse
Ein Wechsel von einem elektronischen Kassensystem zurück zur offenen Ladenkasse ist gesetzlich nicht ausdrücklich verboten. Dennoch wird ein solcher Schritt von der Finanzverwaltung regelmäßig kritisch bewertet, weil er die Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit der Kassenführung verschlechtert. Elektronische Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung erfüllen die Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und zeitgerechte Erfassung automatisch. Eine offene Ladenkasse bietet diese Sicherheiten nicht und verlangt eine besonders strenge, manuelle Dokumentation, die in der Praxis häufig fehlerhaft ist.
Die GoBD betonen, dass Aufzeichnungen so zu führen sind, dass sie jederzeit vollständig, richtig und manipulationssicher nachvollzogen werden können. Wer von einem technisch gesicherten System auf ein weniger transparentes Verfahren zurückgeht, riskiert daher, dass Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung infrage stellen. In Betriebsprüfungen wird ein solcher Rückschritt regelmäßig als Auffälligkeit gewertet, die zu einer intensiveren Prüfung und im Ergebnis zur Verwerfung der Kassenführung führen kann. Die Folge sind Zuschätzungen, die insbesondere in bargeldintensiven Betrieben erheblich ausfallen können.
Diese Bewertung stützt sich nicht auf eine einzelne gesetzliche Norm, sondern auf die ständige Verwaltungspraxis, die GoBD-Grundsätze und die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen. Der BFH hat mehrfach entschieden, dass jede Verschlechterung der Dokumentationsqualität die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt und damit die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung eröffnet. Die IHKs weisen zudem darauf hin, dass die offene Ladenkasse zwar zulässig ist, aber nur bei besonders sorgfältiger und lückenloser Führung den gesetzlichen Anforderungen genügt. In der Praxis gelingt dies nur selten, weshalb Steuerberater und Fachautoren von einem Rückwechsel klar abraten.
Quellen (juristisch belastbar)
GoBD – BMF-Schreiben vom 28.11.2019: Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.
BFH, ständige Rechtsprechung zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung: Verschlechterung der Dokumentation kann Schätzungen rechtfertigen (z. B. BFH, Urteil vom 25.03.2015 – X R 20/13).
IHK Darmstadt – „Offene Ladenkasse“: Offene Ladenkasse zulässig, aber besonders strenge Anforderungen an Dokumentation.
NWB – „Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse“: Offene Ladenkasse erlaubt, aber nur bei lückenloser, täglicher Dokumentation.
Fachautoren wie Dr. Carsten Frevert: Elektronische Kassensysteme unterliegen strengeren Pflichten, die nicht ohne Weiteres aufgegeben werden können.
Ein Wechsel von einem elektronischen Kassensystem zurück zur offenen Ladenkasse ist gesetzlich nicht ausdrücklich verboten. Dennoch wird ein solcher Schritt von der Finanzverwaltung regelmäßig kritisch bewertet, weil er die Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit der Kassenführung verschlechtert. Elektronische Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung erfüllen die Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und zeitgerechte Erfassung automatisch. Eine offene Ladenkasse bietet diese Sicherheiten nicht und verlangt eine besonders strenge, manuelle Dokumentation, die in der Praxis häufig fehlerhaft ist.
Die GoBD betonen, dass Aufzeichnungen so zu führen sind, dass sie jederzeit vollständig, richtig und manipulationssicher nachvollzogen werden können. Wer von einem technisch gesicherten System auf ein weniger transparentes Verfahren zurückgeht, riskiert daher, dass Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung infrage stellen. In Betriebsprüfungen wird ein solcher Rückschritt regelmäßig als Auffälligkeit gewertet, die zu einer intensiveren Prüfung und im Ergebnis zur Verwerfung der Kassenführung führen kann. Die Folge sind Zuschätzungen, die insbesondere in bargeldintensiven Betrieben erheblich ausfallen können.
Diese Bewertung stützt sich nicht auf eine einzelne gesetzliche Norm, sondern auf die ständige Verwaltungspraxis, die GoBD-Grundsätze und die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen. Der BFH hat mehrfach entschieden, dass jede Verschlechterung der Dokumentationsqualität die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt und damit die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung eröffnet. Die IHKs weisen zudem darauf hin, dass die offene Ladenkasse zwar zulässig ist, aber nur bei besonders sorgfältiger und lückenloser Führung den gesetzlichen Anforderungen genügt. In der Praxis gelingt dies nur selten, weshalb Steuerberater und Fachautoren von einem Rückwechsel klar abraten.
Quellen (juristisch belastbar)
GoBD – BMF-Schreiben vom 28.11.2019: Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.
BFH, ständige Rechtsprechung zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung: Verschlechterung der Dokumentation kann Schätzungen rechtfertigen (z. B. BFH, Urteil vom 25.03.2015 – X R 20/13).
IHK Darmstadt – „Offene Ladenkasse“: Offene Ladenkasse zulässig, aber besonders strenge Anforderungen an Dokumentation.
NWB – „Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse“: Offene Ladenkasse erlaubt, aber nur bei lückenloser, täglicher Dokumentation.
Fachautoren wie Dr. Carsten Frevert: Elektronische Kassensysteme unterliegen strengeren Pflichten, die nicht ohne Weiteres aufgegeben werden können.
