Elektronische Kassenführung: Anforderungen und Pflichten
Wer im Salon arbeitet, kassiert und seine Einnahmen und Ausgaben an den Steuerberater weitergibt, erfüllt damit noch lange nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung. Elektronische Kassensysteme unterliegen strengen Vorgaben, und Verstöße können zu Verzögerungsgeldern, Auflagen oder sogar zur Verwerfung der gesamten Buchführung führen.
Elektronische Kassensysteme unterliegen strengen Vorgaben, und Verstöße können zu Verzögerungsgeldern, Auflagen oder sogar zur Verwerfung der gesamten Buchführung führen. Entscheidend ist, dass jedes Kassensystem den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und den Vorgaben zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entspricht. Diese Anforderungen gelten für alle elektronischen Registrierkassen ebenso wie für PC‑Kassensysteme.
Unternehmer sind verpflichtet, sich vom Hersteller schriftlich bestätigen zu lassen, dass das eingesetzte Kassensystem den geltenden Vorschriften entspricht. Die Verantwortung liegt immer beim Betreiber, nicht beim Lieferanten. Systeme, die die Anforderungen nicht vollständig erfüllen, durften nur bis Ende 2016 mit Auflagen weiterbetrieben werden.
Bei technisch aufrüstbaren Geräten verlangen die Finanzbehörden bereits während der Übergangsfristen sofortige Softwareanpassungen, wenn damit die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden können. Werden diese Anforderungen nicht umgesetzt, gilt das Kassensystem als formell mangelhaft – ein häufiger Grund für die Verwerfung der Kassenführung und anschließende Umsatzschätzungen.
Elektronisch erfasste Kassendaten müssen zehn Jahre lang vollständig, unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck allein genügt nicht. Die Finanzbehörden haben das Recht auf unmittelbaren Datenzugriff und können Verzögerungsgelder zwischen 2.500 und 25.000 Euro verhängen, wenn dieser Zugriff nicht oder nicht unverzüglich möglich ist.
Am Ende jedes Geschäftstages ist ein Tagesabschluss zu erstellen. Der Z‑Bon muss den Namen des Unternehmens, Datum und Uhrzeit, die Bruttotageseinnahmen getrennt nach Steuersätzen, eine fortlaufende Nummerierung, alle Stornierungen sowie Hinweise auf Löschvorgänge enthalten. Neben den täglichen Ausdrucken sind sämtliche Unterlagen zum Kassensystem aufzubewahren, darunter Bedienungs- und Programmieranleitungen, Einrichtungsprotokolle sowie Änderungsprotokolle mit Dokumentation des vorherigen und des nachfolgenden Systemzustands.
Seit 2011 besteht die Pflicht, bestehende Kassensysteme technisch so aufzurüsten, dass sie die seit 2001 geltenden Anforderungen erfüllen. Ab dem 1. Januar 2017 müssen alle Einzeldaten elektronisch gespeichert und nach den GDPdU beziehungsweise GoBD aufbewahrt werden. Systeme, die dies nicht gewährleisten können, sind auszutauschen. Bei Neuanschaffungen müssen die ab 2017 geltenden Anforderungen bereits berücksichtigt werden, auch wenn es sich um gebrauchte Geräte handelt.
Unternehmer sind verpflichtet, sich vom Hersteller schriftlich bestätigen zu lassen, dass das eingesetzte Kassensystem den geltenden Vorschriften entspricht. Die Verantwortung liegt immer beim Betreiber, nicht beim Lieferanten. Systeme, die die Anforderungen nicht vollständig erfüllen, durften nur bis Ende 2016 mit Auflagen weiterbetrieben werden.
Bei technisch aufrüstbaren Geräten verlangen die Finanzbehörden bereits während der Übergangsfristen sofortige Softwareanpassungen, wenn damit die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden können. Werden diese Anforderungen nicht umgesetzt, gilt das Kassensystem als formell mangelhaft – ein häufiger Grund für die Verwerfung der Kassenführung und anschließende Umsatzschätzungen.
Elektronisch erfasste Kassendaten müssen zehn Jahre lang vollständig, unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck allein genügt nicht. Die Finanzbehörden haben das Recht auf unmittelbaren Datenzugriff und können Verzögerungsgelder zwischen 2.500 und 25.000 Euro verhängen, wenn dieser Zugriff nicht oder nicht unverzüglich möglich ist.
Am Ende jedes Geschäftstages ist ein Tagesabschluss zu erstellen. Der Z‑Bon muss den Namen des Unternehmens, Datum und Uhrzeit, die Bruttotageseinnahmen getrennt nach Steuersätzen, eine fortlaufende Nummerierung, alle Stornierungen sowie Hinweise auf Löschvorgänge enthalten. Neben den täglichen Ausdrucken sind sämtliche Unterlagen zum Kassensystem aufzubewahren, darunter Bedienungs- und Programmieranleitungen, Einrichtungsprotokolle sowie Änderungsprotokolle mit Dokumentation des vorherigen und des nachfolgenden Systemzustands.
Seit 2011 besteht die Pflicht, bestehende Kassensysteme technisch so aufzurüsten, dass sie die seit 2001 geltenden Anforderungen erfüllen. Ab dem 1. Januar 2017 müssen alle Einzeldaten elektronisch gespeichert und nach den GDPdU beziehungsweise GoBD aufbewahrt werden. Systeme, die dies nicht gewährleisten können, sind auszutauschen. Bei Neuanschaffungen müssen die ab 2017 geltenden Anforderungen bereits berücksichtigt werden, auch wenn es sich um gebrauchte Geräte handelt.
