Was Unternehmer über Kassenführung und GoBD wirklich wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2015 gelten verschärfte Regeln für alle Unternehmen. Die bisherigen GDPdU‑Vorgaben wurden durch das Bundesfinanzministerium erweitert und mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV‑gestützter Buchführungssysteme zusammengeführt. Die GoBD verlangen eine lückenlose, nachvollziehbare und unveränderbare Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Das betrifft sowohl elektronische Kassensysteme als auch PC‑Kassen und jede Form digitaler Aufzeichnung.
Zu den wichtigsten Anforderungen gehört, dass Geschäftsvorfälle grundsätzlich mit dem Namen des Vertragspartners verbucht werden. Nur in wenigen Ausnahmefällen, etwa im Einzelhandel ohne Kundenverwaltung, darf darauf verzichtet werden. Jede Änderung oder Löschung von Buchungsdaten muss gemäß § 146 Abs. 4 AO dokumentiert werden. Auch Kontoauszüge müssen so konkretisiert sein, dass jeder Vorgang eindeutig nachvollziehbar bleibt. Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wurde verschärft: Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von zehn Tagen protokolliert werden.
Unternehmer müssen zudem ein internes Kontrollsystem vorhalten, das sicherstellt, dass das eingesetzte Datenverarbeitungssystem den dokumentierten Anforderungen entspricht. Diese Pflicht gilt auch dann, wenn die Buchhaltung an einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum ausgelagert wurde. Ebenso muss nachgewiesen werden, welche Maßnahmen zur Datensicherheit ergriffen wurden und wie diese umgesetzt sind.
Elektronische Daten dürfen nur dann auf Bild- oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und auswertbar sind. Handels- und Geschäftsbriefe müssen in Papierform archiviert werden, wenn elektronische Dokumente nachträglich veränderbar wären. Für den Datenzugriff des Finanzamts gelten klare Vorgaben: Der Unternehmer muss sicherstellen, dass die Daten unveränderbar sind und das Finanzamt bei direktem Zugriff keine versehentlichen Änderungen vornehmen kann.
Zertifikate oder Testate von Softwareherstellern haben gegenüber der Finanzverwaltung keine bindende Wirkung. Ob ein System den GoBD entspricht, entscheidet das Finanzamt erst im Rahmen einer Prüfung. Die Verantwortung bleibt vollständig beim Unternehmer.
Seit 2011 besteht die Pflicht, bestehende Kassensysteme technisch so aufzurüsten, dass sie die seit 2001 geltenden Anforderungen erfüllen. Ab dem 1. Januar 2017 müssen alle Einzeldaten elektronisch gespeichert und GoBD‑konform aufbewahrt werden. Systeme, die dies nicht leisten können, sind auszutauschen. Bei Neuanschaffungen – auch bei gebrauchten Geräten – müssen die Anforderungen ab 2017 berücksichtigt werden.
