Foto: Adam Winger / Unsplash

Zwischen Farbmischung, Terminplanung und Kundengespräch bleibt für die Buchhaltung meist wenig Zeit. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf die E-Rechnung, denn sie ist längst Pflicht und die letzten Übergangsfristen laufen bald aus. Wer sich jetzt darum kümmert, spart sich später Ärger mit dem Finanzamt und gewinnt zudem einen besseren Überblick über die eigenen Zahlen.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist deutlich mehr als eine PDF-Datei im Mailanhang. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, die du nur mit einem passenden Viewer lesen kannst.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten.

Seit Januar 2025 gilt eine klassische Papier- oder PDF-Rechnung offiziell als sonstige Rechnung und eben nicht mehr als elektronische Rechnung. Dieser Unterschied klingt nach Formalität, entscheidet aber darüber, ob deine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen genügt.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht im Friseurhandwerk?

Die Pflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Für deine Kundschaft im Salon ändert sich also nichts, denn Privatpersonen erhalten weiterhin ihren gewohnten Kassenbon. Relevant wird das Thema überall dort, wo dein Salon geschäftlich mit anderen Betrieben zu tun hat:

• Rechnungen von Lieferanten für Farben, Pflegeprodukte und Salonbedarf
• Miete, Energie, Wäscheservice und Reinigungsdienstleistungen
• Firmenkunden, die Gutscheine in größerer Stückzahl kaufen oder Shootings buchen
• Kooperationen mit Fotografen, Kosmetikstudios oder Hochzeitsdienstleistern
• Weiterverkauf von Produkten an andere Salons

Diese Fristen solltest du dir merken

• Seit 1. Januar 2025: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es keine, auch nicht für Kleinunternehmer.
• Bis 31. Dezember 2026: Du darfst selbst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken.
• Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen Betriebe.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Versand dauerhaft befreit. Empfangen können müssen aber auch sie.

Warum reicht ein E-Mail-Postfach nur auf den ersten Blick?

Für den reinen Empfang genügt tatsächlich eine E-Mail-Adresse. Sobald die Rechnung im Postfach liegt, beginnt allerdings der wichtigere Teil. E-Rechnungen musst du acht Jahre lang im digitalen Original aufbewahren. Ein Ausdruck im Aktenordner gilt lediglich als Kopie und ersetzt die Datei nicht. Zusätzlich muss die Ablage den GoBD entsprechen, also unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar sein. Ein einfacher Ordner auf dem Salonrechner erfüllt diese Anforderung nicht.

Wie stellst du deinen Salon Schritt für Schritt um?

1. Richte eine feste E-Mail-Adresse nur für Rechnungen ein und teile sie deinen Lieferanten mit.
2. Prüfe, was deine bestehende Software kann. Viele Kassensysteme und Buchhaltungsprogramme erstellen und lesen E-Rechnungen inzwischen von Haus aus.
3. Sorge für ein revisionssicheres Archiv, am besten direkt in der Buchhaltungslösung statt in einer separaten Ordnerstruktur.
4. Stimme die Abläufe mit deinem Steuerbüro ab und lege fest, wer im Salon für Rechnungen zuständig ist.
5. Schule dein Team kurz, damit niemand eine XML-Datei versehentlich löscht oder unbeachtet liegen lässt.

Beim zweiten Punkt ist die richtige E-Rechnung-Software entscheidend, weil sie Empfang, Erstellung und Archivierung in einem Rutsch abdeckt und dir manuelle Nacharbeit erspart. Ein Programm, das nur Rechnungen schreibt, aber nicht rechtssicher archiviert, löst nur die halbe Aufgabe.

Welche Vorteile bringt die Umstellung im Salonalltag?

Die Pflicht klingt zunächst nach zusätzlichem Aufwand, bringt im Alltag aber deutliche Erleichterung mit sich. Eingangsrechnungen landen automatisch in der Buchhaltung, Beträge müssen nicht mehr abgetippt werden und Zahlendreher werden seltener. Deinen Wareneinsatz siehst du dadurch zeitnah statt erst Monate später, was die Kalkulation zusätzlich einfacher macht. Wer ohnehin regelmäßig die wichtigsten Kennzahlen seines Salons auswertet, bekommt so eine verlässlichere Datenbasis. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro wird einfacher, denn alle Belege liegen vollständig digital vor.

Womit du jetzt am besten startest

Die E-Rechnung ist ein weiterer Schritt zu einem digital organisierten Betrieb und kein reines Formalthema. Der Empfang muss bereits heute funktionieren, alles Weitere kannst du in Ruhe angehen. Prüfe zuerst deine bestehende Software, sprich anschließend mit deinem Steuerbüro und setze dir einen festen Termin, bis wann die Umstellung stehen soll. Wenn du gerade ohnehin daran arbeitest, deinen Salon unternehmerisch professionell aufzustellen, passt die E-Rechnung gut in diesen Prozess.

Wer sich vorab noch tiefer einlesen möchte, findet online viele Übersichten zu Fristen und Ausnahmen, die auch die Sonderfälle für kleine Betriebe verständlich einordnen.